Gerenciar uma lista de projetos para as partes interessadas que acham que seus projetos merecem toda a sua atenção pode ser opressor. Se é sua responsabilidade descobrir o que é uma prioridade e o que virá a seguir na linha de projetos aparentemente críticos, quatro fatores devem ser levados em consideração: urgência, custo, eventos imprevistos e recursos e alternativas.
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Urgência
A urgência deve ser o fator principal na decisão de qual projeto abordar primeiro, mas primeiro a urgência deve ser definida. Quais são os benefícios e os fatores de risco? Qual é o custo da inação? Se o custo de não fazer o projeto for prejudicial aos negócios, sua única alternativa pode ser prosseguir. Aloque seus recursos de acordo e determine o tempo que será necessário para concluir esses projetos prioritários.
Custo
O que acontece quando o custo é um fator importante? Utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a determinar quanto custará um projeto, mas não se esqueça de comparar esse número com o custo de não executar o projeto. (Sempre há um custo de não execução.) Em seguida, você desejará determinar quais projetos podem ser concluídos no menor tempo possível. As ferramentas que você pode usar para tomar essas decisões incluem custeio baseado em atividades, estimativa análoga, estimativa paramétrica e estimativa de três pontos, como PERT (técnica de avaliação e revisão do programa).
Eventos Imprevistos
Depois de responder às questões de urgência e custo, você precisará analisar como eventos imprevistos podem impactar os projetos ativos. As próximas mudanças de política ou programa estão planejadas? Alguma coisa mudou desde que o projeto foi adicionado à fila? Em caso afirmativo, algum desses cenários mudará a urgência ou o custo de seus projetos? Todas essas são perguntas que precisam ser respondidas durante a revisão de seus projetos abertos.
Recursos e alternativas
Um gráfico de atividade na seta pode ajudá-lo a determinar os projetos que podem estar conectados. Obter uma visão das conexões permite que você aloque recursos adequadamente e até mesmo atribua projetos com base na especialização. Isso pode liberar outros recursos que você pode alocar para projetos não relacionados, o que ajuda a reduzir o gargalo de projetos na fila. Além disso, a realização de uma análise do caminho crítico torna mais fácil mapear cada tarefa necessária para concluir um projeto. Isso também revela áreas do projeto que podem depender de outras pessoas. A seguir, veja se há alternativas para concluir o projeto da forma como foi inicialmente definido. Na dúvida - e se você não tiver largura de banda para realizar essas análises - procure a ajuda de um gerente de projetos.
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Pense em todos os fatores mencionados acima e, em seguida, considere o custo da terceirização para um gerente de projeto qualificado que seja hábil em tomar tais decisões. Isso pode parecer caro, mas girar as rodas e ficar preso devido à inação pode ter etiquetas de preços mais altas. Também é caro o risco de oportunidades perdidas.
Colocar sua organização na melhor posição para permanecer ágil e produtiva nunca foi tão crítico. Ao tomar decisões de planejamento e gerenciamento de projetos, certifique-se de não usar antolhos e contemple cada perspectiva ao seguir em frente com o trabalho.
