O planejamento de contingência é um aspecto importante do gerenciamento de riscos, continuidade dos negócios e recuperação de desastres. É tão vital que o Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) delineou um processo de planejamento de contingência de sete etapas para sistemas de informação federais e outras organizações críticas para uso em caso de um evento negativo.

Um plano de contingência sólido pode ser desenvolvido para interrupções do sistema padrão ou cenários de pior caso. Para a maioria das empresas, um bom plano pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso, por isso é importante sempre ter um em vigor.

como criar um plano de contingência para sua empresa

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O que é um plano de contingência?

Um plano de contingência trata de controle preventivo - é um curso de ação desenvolvido para mitigar qualquer dano financeiro ou de reputação a uma empresa devido a eventos ou circunstâncias inesperadas. Um plano de contingência é o seu plano B, um plano de backup que foi preparado especificamente para um cenário que pode ou não acontecer. Um plano de contingência nem sempre precisa se preparar para um evento negativo. Você pode fazer um plano de contingência para quando sua empresa ver um aumento nos negócios ou quando sua organização sem fins lucrativos receber uma grande doação anônima. Os planos de contingência são diferentes do gerenciamento de crises, que é uma resposta despreparada a um evento que acabou de acontecer.

Por que o planejamento de contingência é importante?

Um bom planejamento de contingência é importante porque garante que os negócios possam funcionar caso seu plano A fracasse. E se as operações comerciais forem atingidas por um desastre natural? E se o gerente de projeto for demitido? E se houver uma queda de energia e os sistemas de informação estiverem desligados no dia mais movimentado do ano? Uma empresa precisa ter um guia de planejamento de contingência em vigor para minimizar as perdas e manter as funções normais, caso haja qualquer evento que possa impactar negativamente os negócios.

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Como desenvolver um plano de contingência em 7 etapas

Um plano de contingência de negócios é necessário para a maioria das empresas e pode economizar tempo, dinheiro e recursos da empresa. Para uma análise completa do processo de planejamento de contingência, considere as etapas abaixo:

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  1. Crie uma política oficial. No caso de algo dar desastrosamente errado, ter uma declaração de política de contingência em vigor fornece diretrizes claras a serem seguidas para que todos os funcionários e membros da equipe estejam na mesma página ao responder. Isso otimiza a qualidade da resposta.
  2. Reúna seus recursos. Para seu planejamento de contingência, faça uma lista dos recursos importantes aos quais a empresa tem acesso e pode usar em caso de emergência ou estratégia de recuperação. Saber o que você tem torna mais fácil identificar o que você não tem.
  3. Use avaliação de risco. Uma análise de impacto nos negócios (BIA) pode determinar a probabilidade de ocorrência de um determinado cenário e seu impacto potencial nos processos de negócios mais críticos. Um BIA pode identificar riscos futuros e ajudar uma empresa a priorizar o que deve ser planejado primeiro.
  4. Elabore seu plano. Riscos diferentes requerem planos diferentes. Priorize seus planos para lidar com as ameaças potenciais mais significativas à sua empresa. Concentre-se em minimizar perdas. Trabalhe com flexibilidade para levar em conta vários cenários e circunstâncias.
  5. Teste seu plano. Testar um plano de continuidade de negócios garante sua eficácia. Faça exercícios ou simulações para medir o tempo de resposta e a execução de estratégias de recuperação. O teste de plano pode expor fraquezas ou vulnerabilidades e mostrar onde a equipe precisa ser treinada ou informada para aumentar a preparação.
  6. Atualize seu plano. É importante decretar a manutenção do plano, revisando e alterando conforme necessário. Os sistemas mudam com o avanço da tecnologia da informação, portanto, reveja seu plano conforme necessário e mantenha-o atualizado.
  7. Pense em cenários improváveis. Só porque um cenário não tem uma chance provável de ocorrer, não significa que nunca terá. Um plano de contingência é como um seguro - ele garante que você tenha o que precisa no caso de um cenário de pior caso.

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