Ninguém é perfeito. Quando você está lidando com muitos clientes ou uma longa lista de tarefas, certos e-mails podem permanecer fechados em seu telefone por um tempo embaraçoso. Embora você possa se sentir envergonhado, nervoso ou chateado ao perceber seu erro, é importante corrigir a situação comunicando-se com a pessoa envolvida por meio de uma resposta de e-mail atrasada de desculpas.

Se a comunicação escrita não é o seu forte e você está tendo dificuldades para elaborar este e-mail, não entre em pânico! Criamos quatro modelos de resposta por e-mail atrasado para diferentes situações, para que você possa ter uma linha de base sobre como responder com desculpas sinceras e planejar para seguir em frente juntos.

O básico

Não importa qual seja o seu motivo para escrever uma resposta atrasada por e-mail, existem algumas coisas que devemos e não devemos fazer para elaborar esta mensagem.

  1. Lembre-se de todos os elementos adequados da comunicação profissional. O objetivo deste e-mail é pedir desculpas e demonstrar que ainda é um profissional com quem vale a pena trabalhar. Tenha uma linha de assunto direta e específica, comece com uma saudação profissional, sempre revise, evite gírias casuais, mantenha um tom profissional e termine com uma assinatura de encerramento. Quando você tem uma resposta atrasada, pode parecer desorganizado e pouco profissional. Combata essa noção com uma nota bem construída e pensativa que segue todos os padrões profissionais de comunicação eletrônica .
  2. Aceite a culpa onde a culpa é devida. Não importa o motivo do e-mail atrasado - se houve uma emergência pessoal ou você simplesmente esqueceu completamente - desculpe-se sinceramente pelo atraso. Aceitar essa culpa mostrará que você assume a responsabilidade pelo seu trabalho e não apenas transfere a culpa para outra pessoa.
  3. Seja aberto e honesto. Se você se sentir confortável, pode compartilhar o motivo do seu atraso. Não entre em muitos detalhes pessoais; em vez de dizer que sua mãe foi diagnosticada com câncer, diga simplesmente que recebeu uma má notícia sobre um membro da família e que está preocupado em ajudá-los neste momento difícil. Todos podem se identificar com o fato de que coisas acontecem na vida. Dar um pequeno vislumbre de sua vida, sem ser muito revelador, pode dar a eles uma ideia do que você está passando, e eles vão entender mais de onde você está vindo.
  4. Não seja excessivamente emocional. Embora seja importante ser honesto com seu cliente, pois isso pode fomentar a confiança, há uma diferença entre honestidade e TMI. Não importa o que você esteja passando, a comunicação profissional não é o lugar para descarregar seus problemas. Mantenha sua resposta polida e remova detalhes desnecessários. Você pode dizer que experimentou uma perda, mas não seja mais específico do que isso.
  5. Detalhe suas próximas etapas sobre o que você planeja fazer no futuro. Mais importante ainda, consertar esse lapso de comunicação com seu plano detalhado sobre como você vai levar o projeto adiante agora que você está atualizado. Deixe-os saber quais são seus passos, o que você precisa deles e como vocês dois podem trabalhar juntos para colocar o projeto em que estão trabalhando de volta ao normal.

Uma comunicação aberta e honesta pode resolver quase todos os problemas. Um e-mail bem redigido pode ajudá-lo a voltar aos trilhos para consertar esse relacionamento profissional.

Modelos de resposta de e-mail atrasados

1. Quando você acabou de se esquecer de responder

Todos nós somos culpados disso; você abre um e-mail, responde em sua cabeça, faça uma nota mental para responder mais tarde , e então você ... nunca responde. Quando você se lembra, já os está deixando pendurados por uma semana ou mais.

Então, como você constrói uma resposta para não parecer completamente não profissional e desorganizado?

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Destinatário -

Lamento apenas por retornar seu e-mail agora. Li seu e-mail logo depois que você o enviou e pretendia respondê-lo naquela noite. Com tudo acontecendo, ele se perdeu na confusão, e espero que você me perdoe por uma resposta tão tardia.

Depois de se desculpar, você pode continuar a responder ao e-mail.

2. Quando você perde o prazo de um projeto

Às vezes, uma resposta lenta a um e-mail pode resultar em um prazo perdido. Nesse caso, você precisa não apenas se desculpar, mas trabalhar junto com o cliente para chegar a um cronograma alterado que se encaixe em ambas as necessidades. Oferecer soluções e sugestões do seu lado mostrará que você está preparado para resolver problemas e se adaptar.

Destinatário -

Lamento informar que ainda não concluí esta parte do projeto e perdi nosso prazo. Tive um evento pessoal que afetou minha disponibilidade [ou]. Devido a complicações imprevistas, essa parte específica da tarefa demorou mais do que eu havia alocado anteriormente em nosso cronograma. Lamento por quaisquer complicações que isso possa causar a você. Acredito que com um esforço dedicado, poderei concluir esta parte do projeto até esta data. Para voltar aos trilhos e cumprir nosso próximo prazo, sugiro que tragamos essa pessoa para nos ajudar a terminar o projeto.

Use esse erro para entender suas habilidades de gerenciamento de tempo e prever no futuro se você perderá um prazo. Às vezes, a vida acontece e coisas surgem, mas se você puder dizer a alguém antes do prazo perdido que pode precisar de uma prorrogação, eles podem embaralhar as coisas mais rapidamente para que vocês possam trabalhar juntos em uma solução.

3. Quando você está voltando de uma folga

Sempre que você vai ficar fora do escritório por alguns dias, é uma boa prática configurar uma resposta automática que informe quando você voltar, como você pode ser contatado em caso de emergência e quem eles podem entrar em contato no entretanto, para uma resposta rápida. No entanto, se você saiu inesperadamente ou simplesmente se esqueceu, esta é uma boa maneira de responder às mensagens urgentes que estão em sua caixa de entrada.

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Destinatário -

Muito obrigado pelo seu email! Peço desculpas pela demora na resposta. Estive fora do escritório de [esta data] até esta manhã, tratando de assuntos pessoais, mas agora estou disponível e feliz em responder sua pergunta.

Você pode dar um motivo mais específico para sua ausência se for próximo do cliente, mas pode ser tão vago quanto necessário para se sentir confortável.

Após essa abertura, você pode fornecer todas as informações solicitadas ao seu cliente.

4. Quando você não puder mais cumprir os termos do projeto

Emergências acontecem. Os familiares ficam gravemente doentes, um ente querido falece, você sofre um acidente e está internado no hospital. Às vezes, a vida atrapalha o trabalho e você simplesmente não consegue concluir um projeto que prometeu terminar.

Quando você está respondendo a um e-mail atrasado e tem que dizer a eles que não pode mais assumir o projeto, lidar com o assunto com elegância e oferecer soluções onde você puder é a chave.

Aqui está um exemplo de e-mail que você pode ajustar para explicar sua situação.

Destinatário -

Recentemente, passei por um evento devastador em minha vida pessoal que afetou significativamente minha capacidade de trabalhar. Devido a este evento, não poderei mais concluir seu projeto adequadamente. Em um futuro previsível, decidi tirar uma folga para ajudar minha família e não serei capaz de completar o seuprojeto.

Em meu lugar, recomendo fortemente que essa pessoa assuma o cargo. Eu os preenchi com os detalhes do seu projeto e os copiei neste e-mail para que vocês dois possam começar a falar sobre as próximas etapas necessárias no projeto. Essa pessoa tem uma vasta experiência neste campo e acho que você realmente gostará de trabalhar com ela.

cópia de a nova pessoa que você está recomendando para assumir o cargo no e-mail para que seu cliente possa começar a trabalhar com eles imediatamente. Isso ajudará todos a começar a retomar o projeto de onde você parou o mais rápido possível.

A quantidade de trabalho que você terá que fazer na transição do projeto dependerá muito do tipo de trabalho que você estava fazendo. Se você era um cinegrafista freelance e não pode mais cobrir o evento, pode simplesmente informar ao novo freelancer os detalhes do evento e as expectativas do cliente para que ele possa assumir a filmagem a partir daí. Se você estiver transferindo o projeto para outra pessoa em sua empresa, ela deve estar familiarizada com a descrição de seu trabalho e com o cliente que está assumindo por enquanto.

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Seja honesto com sua resposta atrasada por e-mail

Mesmo que você demorasse vários dias para responder, a coisa mais importante que você pode fazer para salvar o relacionamento é ser aberto e honesto com sua comunicação. As pessoas valorizam a honestidade e um pedido de desculpas genuíno pelo atraso envia uma forte mensagem de que você está preparado para consertar seus erros.

No futuro, tente lembrar que uma resposta breve é ​​melhor do que silêncio. Se você não tiver tempo para enviar uma resposta completa, envie um e-mail rápido dizendo que recebeu a mensagem e espero falar com eles em detalhes em breve. Em seguida, configure um lembrete em seu telefone para solicitar que você responda quando tiver mais tempo. Saber que eles não foram esquecidos, mas que você está lidando com outra coisa, envia a mensagem de que você se importa. Não deixe de responder; reservar apenas um momento para enviar uma mensagem rápida pode fazer uma grande diferença.